Myšlenka, že je každý nový projekt často velmi obohacující zkušeností pro všechny zúčastněné strany, se už do dnešních dní zabydlela i v české kotlině. Málokdo však umí odpovědět na otázku, jaký projekt je úspěšným? Úspěšnost projektu se ve skutečnosti zpravidla odvíjí jak od kvality jeho výstupů, tak od řádného splnění úkolu ve vymezeném čase s použitím přidělené finanční dotace.
Jako hlavní koordinátoři pokusného ověřování jsme si dobře vědomi toho, že úspěšné hodnocení projektu se začíná budovat už od počáteční fáze vytyčování cesty k možnému splnění projektových cílů. Jedním z hlavních požadavků je srozumitelnost zadání a otevření se diskusi napříč zainteresovanými stranami. Úlohou pracovníků Národního pedagogického muzea a knihovny J. A. Komenského zodpovědných za zdárný průběh pokusného ověřování je (lidově řečeno) dávat věci a lidi dohromady a zajistit, aby vše fungovalo.
Vzhledem k tomu, že pokusné ověřování patří k novým druhům projektů (tudíž je jako proces víceméně jedinečné) a kromě toho k němu nevznikla speciální metodika – je také integrace víc než složitá. Ve snaze najít pořádek a utužit vzájemné vazby jsme se rozhodli vyjít vstříc jak aktivním učitelům a ředitelům škol, kteří se na nás již dříve obrátili s nejrůznějšími dotazy na realizaci žákovských zájezdů, ale také koordinátorům pokusného ověřování na školách, kteří se jejich organizací teprve začínají zabývat…
Od které data lze vyjíždět se žáky na exkurze… a také dokdy?
Fyzicky vyjíždět na exkurze můžete od data vydání Rozhodnutí o poskytnutí neinvestiční dotace. Na náklady vzniklé před vydáním Rozhodnutí může být dotace použita pouze za předpokladu, že náklady nebyly do data vydání Rozhodnutí skutečně vydány. Pokusné ověřování v daném školním roce bývá vyhlášeno ve dvou etapách, které na jedné straně částečně korespondují se školním rokem – dělení na dvě pololetí – a na straně druhé odpovídají termínům souvisejícím s požadavky na vyúčtování čerpání dotace ze strany škol v rámci fiskálního roku. Z toho plyne, že vždy první dotaci ve školním roce, na nějž je pokusné ověřování vyhlášeno, lze použít jen na náklady vzniklé do prosince kalendářního roku, které budou uhrazeny nejpozději do 31. 12. Zaúčtovat náklady z první etapy (z prvního pololetí) pokusného ověřování bude moci ekonom/ekonomka školy ještě během měsíce ledna následujícího roku. Totéž platí pro čerpání dotace ve druhé etapě (ve druhém pololetí) pokusného ověřování, které je možné do konce června s tím, že k zaúčtování nákladů může dojít až v době hlavních školních prázdnin. Přesné termíny lze dohledat ve Vyhlášení…
Když byla naše škola vybrána do první etapy (do prvního pololetí) pokusného ověřování, můžeme počítat s jejím zapojením ve druhé etapě (ve druhém pololetí), včetně poskytnutí další dotace?
Ano, seznam škol zapojených do toho či onoho školního roku pokusného ověřování je totožný. Výzkumný vzorek se může měnit jen v rámci Vyhlášení dalšího běhu šetření. Z toho logicky plyne závěr, že při plánování zájezdů v první etapě pokusného ověřování můžete PŘEDBĚŽNĚ počítat s tím, že budete moci i v následujícím pololetí „pořídit“/finančně zasanovat vašim žákům další zájezdy do vybraných paměťových institucí. Jistotu ale škola bude mít až po vydání Rozhodnutí o poskytnutí dotace pro 2. etapu pokusného ověřování.
Protože na účet naší školy dosud nedošla slíbená dotace, lze si některé muzejně-edukační programy předfinancovat z provozních peněz školy a pak přeúčtovat, až peníze dorazí?
Předfinancování zájezdu (např. ve smyslu úhrady za dopravu, konkrétně za lístky na vlak) je samozřejmě možné… a navíc s ohledem na omezenou kapacitu edukačních programů, které nabízejí vybrané paměťové instituce atd. dokonce i žádoucí.
Na programu, který jsme si vybrali, už není volná kapacita. Může být pouhá žákovská návštěva expozice považována za vzdělávání se zážitkovým přesahem?
ANO, kvalitní muzejní expozice či výstava rozhodně není nějakým neutrálním učebním prostorem. Dalo by se říci, že expoziční a výstavní prostory dnešních moderních muzeí, které jsou mnohdy plné vhodných podpůrných vzdělávacích prvků, doslova „promlouvají“ k publiku. Inovace muzeí jde obecně vstříc návštěvníkům v oblasti formálního, neformálního, ale i informálního vzdělávání. Pohyb žáků v těsné blízkosti sbírkových předmětů jim při této příležitosti sám o sobě přináší nejeden netradiční zážitek či zajímavou zkušenost.
Jaké doklady budou stačit pro vyúčtování a případnou kontrolu. Fakturace je asi jasná, ale stačí např. jen příjmový doklad? Je třeba k němu doložit seznam žáků a pedagogického dozoru?
Zjednodušený daňový doklad např. pro vstup do muzea nebo památníku je dostačující (datum a číslo dokladu, stejně jako podpis pokladníka a razítko paměťové instituce, tam však být musí), ale ten se musí stát součástí vnitřní účetní evidence (přijatá dotace na pokusné ověřování by ve vnitřní analytice účetní jednotky měla mít samostatné číslo zakázky a v rámci něj by měla probíhat veškerá evidence vydaných peněz). Daňový doklad se stane součástí a zcela určitě by bylo vhodné, aby byl doplněn o seznam žáků a pedagogického dozoru, který se dané aktivity zúčastnil. Doporučujeme ještě konzultovat požadavky s krajským úřadem.
Může být do faktury nebo příjmového dokladu zahrnutý také pedagogický dozor nebo musí být účtován a dokladován zvlášť?
Může být zahrnutý do jednoho dokladu.
Je možné z projektu zaplatit pedagogickému dozoru "cesťák", případně další mzdové nároky vyplývající z pedagogického dohledu při dvoudenních zájezdech?
Cestovní příkaz lze pedagogům vyplatit, ale další mzdové náklady již nikoliv (dotaci lze použít pouze na cestovné, vstupné a stravné, případně na ubytování). Dotace je účelově vázána na zvýšení kvality žákovské výuky, jinak řečeno, měla by se primárně dostat k žákům. Odměna pro učitele je pouze pro ty, co budou zpracovávat dotazník.
Jak máme správně nakládat s dotací 122.500 Kč? Existují při čerpání nějaká omezení?
Školy jsou zavázány použít dotaci ve výši 120.000 Kč pouze na ostatní neinvestiční náklady určené na pokrytí nákladů přímo souvisejících s návštěvou paměťových institucí v ČR, tj. cestovné, vstupné, stravné, v případě dvoudenních zájezdů též náklady spojené s ubytováním. Dotace má být využita účelně, efektivně a hospodárně, přičemž je jen na vedení jednotlivých škol, kolik tříd, ev. žáků se jim do projektu podaří zapojit. Vzhledem k tomu, že jde o poměrně velkorysou finanční částku, kterou mohou školy využít ve prospěch rozvoje žáků, pak se nabízí dotaci rozložit na pokrytí více zájezdů. Každá škola však musí v průběhu jedné etapy pokusného ověřování, tj. za jedno pololetí, uskutečnit minimálně dva zájezdy/dvě návštěvy vybraných paměťových institucí nabízejících edukační programy. Co se týče zbývající částky 2.500 Kč, tak ta je vázána na ostatní osobní náklady – odměny učitelům – zpracovatelům dotazníků. S ohledem na zachování objektivity pokusného ověřování a zisk seriózního vzorku respondentů i dostatečného počtu odpovědí za účelem zpracování závěrečné zprávy je žádoucí, aby dotazníky vyplňovali společně všichni učitelé, kteří doprovázeli žáky na zájezdech. Výše uvedenou částku může ředitel školy rozdělit mezi jednotlivé učitele dle svého rozhodnutí.
Kolik dotazníků mají učitelé vyplňovat a kdy?
Dotazník se bude vyplňovat JEN JEDEN za školu, a to vždy až po ukončení druhé fáze pokusného ověřování v daném školním roce, tj. v letním období. Ale je vhodné, aby učitelé postupně sbírali dílčí podklady k hodnocení jednotlivých vzdělávacích exkurzí, protože jedině tak budou dobře připraveni na dobu, kdy budou vyzváni k sepsání průběžných zpráv (viz Vyhlášení – přiložený formulář) a k vyplnění hodnotících dotazníků (aktualizovanou verzi s předstihem zašle na všechny školy zařazené do šetření koordinátorka projektu). Oba dokumenty se vyplňují za celou školu, a to dvakrát ročně.
Kde najdeme seznam vybraných paměťových institucí?
Požadovaný seznam je nedílnou součástí dokumentu Vyhlášení pokusného ověřování „Vzdělávací programy paměťových institucí do škol“ (viz Čl. 14 Spolupracující instituce v rámci pokusného ověřování), který můžete najít například v elektronickém prostředí, konkrétně na webových stránkách MŠMT či NPMK.
Lze dotaci tzv. nedočerpat nebo naopak přečerpat?
Ano, i tyto možné varianty jsou v projektu legislativně ošetřeny. Škola může vrátit nevyčerpanou část dotace příjemci (kraji), a to řádným způsobem a včas, tj. do přesně vymezeného termínu. Na otázku přečerpání lze nahlížet jedině ve smyslu tzv. spolufinancování, které je dovoleno, je-li relevantní. Například, při posledním zájezdu žáků zbývá organizátorům už jen docela malá finanční částka, která ale i tak může pokrýt třeba celé vstupné na edukační program. Škole ale už z dotace nevybyde dostatek peněz na zaplacení cestovného, tudíž tyto náklady mohou být samozřejmě uhrazeny z jiných finančních zdrojů.
Je možné zorganizovat vícedenní zájezd? V rozhodnutí je uvedeno pouze dvoudenní.
Ano, od druhé etapy prvního běhu pokusného ověřování (šk. rok 2017/2018) byla ve Vyhlášení změněna formulace – realizace dvoudenních zájezdů byla rozšířena na vícedenní.
Může se vstupné do paměťových institucí platit nejen v hotovosti na místě (na pokladní doklad), ale i fakturou?
Zaplatit vstupné jakoukoliv formou by mělo jít postupně ve většině paměťových institucí. Nicméně doporučuji, abyste se na případnou fakturaci (na základě objednávky) za vstup do kulturního objektu dohodli předem, a to nejlépe už při samotném objednávání programu. Všichni vedoucí edukačních pracovišť vybraných muzeí a památníků byli o případném vzniku tohoto požadavku informováni na seznamovací schůzce, která proběhla na začátku září 2017.
Možnost úhrady stravy z dotace je pro všechny nebo jen pro žáky či jen pro vyučující?
Pro všechny účastníky zájezdu, pokud nevyplňují učitelé cestovní příkaz zvlášť.
Bude potřeba ke každému zájezdu přikládat seznam zúčastněných žáků?
MŠMT jako vyhlašovatel pokusného ověřování seznamy speciálně nepožaduje. Ale mohu-li Vám radit, pak byste seznamy zúčastněných žáků měli mít ve škole založeny, a to konkrétně u vyúčtování projektu (a to nejen kvůli případné finanční kontrole z kraje).
Vyučující si vyplňují a přikládají cestovní příkaz nebo budou součástí vyúčtování se žáky?
Pokud toto není jinak určeno ze strany příjemce dotace (kraje), pak je výběr způsobu zcela na rozhodnutí ředitele školy.
Dopravce vyplní přesný rozpis jízdy nebo stačí vyplnit „odkud a kam jel“, čekání, ujeté kilometry atd.?
To je také pouze na Vaší dohodě s dopravcem. Obecně lze doporučit, abyste (je-li to možné) požadovali účetní doklad na pronájem autobusu. Nicméně, v souladu se zákonem o kontrole je nezbytně nutné, aby jakákoliv objednaná služby splňovala dané podmínky. Tedy před samotnou realizací by měla být vystavena objednávka, případně smlouva mezi objednatelem a dodavatelem služby. V tomto kroku by měly být stanoveny podmínky, co bude hrazeno. Následně po dodání služby proběhne fakturace.
Jestliže opravdu neexistuje žádná metodika k čerpání dotace, pak se stále obavám, že peníze na zájezdy do muzeí využijeme nesprávně…
Pokud si nejste při plánování zájezdů a jejich finančním pokrytí z tomu určené dotace jistí, nebojte se spojit s vedoucími pracovníky krajů nebo pověřenými osobami zodpovědnými za koordinaci pokusného ověřování na krajích a prokonzultovat s nimi své dotazy.
V případě potřeby zodpovězení dalších dotazů z ekonomické oblasti vzniklých při zajišťování exkurzí do paměťových institucí kontaktujte buď kraj (jak již bylo dříve uvedeno), případně partnera hlavního koordinátora pokusného ověřování z MŠMT:
Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy, Karmelitská 529/5, Praha 1, gesce – odbor 20 – administrativní pracovník pro podporu rozvojových a dotačních programů: paní Dagmar Hrnčířová – tel. 234 811 250, e-mail: dagmar.hrncirova@msmt.cz.
Aktuální informace o průběhu pokusného ověřování:
Aktuální informace o projektu můžete najít na webových stránkách Národního pedagogického muzea a knihovny J. A. Komenského, který je hlavním koordinátorem pokusného ověřování. Dostupné z: http://www.npmk.cz/pro-skoly/pokusne-overovani
Pokud stále nemáte jasno při přípravách i realizaci zájezdů, neváhejte mne kontaktovat: Mgr. Kateřina Tomešková, Ph.D., koordinátorka pokusného ověřování
Národní pedagogické muzeum a knihovna J. A. Komenského, Valdštejnská 20, Praha1,
tel.: 257 533 455, mobil: 778 451 568, e-mail: tomeskova@npmk.cz